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Gerencia de Administración

La Gerencia de Administración, Es el Órgano de apoyo responsable de la administración de los recursos humanos, materiales de la Municipalidad así como tesorería y contabilidad, depende de la Gerencia Municipal. Está a cargo de un Gerente, quien coordina sus actividades con las unidades orgánicas a su cargo, demás dependencias de la institución y para el mejor cumplimiento de sus funciones orgánicamente cuenta con las siguientes subgerencias.
-    Subgerencia de Personal.
-    Subgerencia de Logística.
-    Subgerencia de Tesorería.
-    Subgerencia de Contabilidad.

Es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:

1.    Programar, dirigir y controlar las actividades de los Sistemas de Personal, Logística, Tesorería y Contabilidad, para el buen funcionamiento de la Gestión Municipal.
2.    Establecer y actualizar las normas y directivas de carácter interno para la administración de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros de la Municipalidad.
3.    Proveer oportunamente de los recursos y servicios necesarios a los órganos de la Municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
4.    Dirigir y supervisar las acciones de personal, velando por el cumplimiento de la normatividad vigente.
5.    Dirigir y controlar las actividades de adquisición de bienes y contratación de servicios, supervisando el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el Sistema de Logística.
6.    Participar en las licitaciones, concursos públicos y/o de méritos y adjudicaciones directas que convoque la Municipalidad.
7.    Supervisar la aplicación del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
8.    Elaborar la programación anual y mensual de los compromisos económico financieros para su pago, de acuerdo a las prioridades de la Alta Dirección y manteniendo el control de la liquidez presupuestal.
9.    Programar y controlar las acciones de Tesorería, supervisando el cumplimiento de las normas y procedimientos relacionados con el área.
10.    Participar en la formulación de los objetivos, políticas y planes de desarrollo, así como del presupuesto de la Municipalidad, en coordinación con la Oficina de Planeamiento.
11.    Presentar y exponer la información económica, financiera y contable al Concejo Municipal y Alcaldía, dentro de los plazos previstos por la Alta Dirección y las disposiciones legales vigentes.
12.    Asesorar e informar a la Alta Dirección sobre los aspectos de personal, logística, tesorería y contabilidad.
13.    Elaborar y tramitar los anteproyectos de ordenanzas, acuerdos, decretos y resoluciones que le corresponda, así como los que le encomiende la Alta Dirección.
14.    Otros funciones propias que le sean asignadas por la Gerencia Municipal.

SUBGERENCIA DE PERSONAL

La Subgerencia de Personal, es la unidad orgánica que depende de la Gerencia de Administración. Esta a cargo de un Subgerente, quien es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:
 
1.    Formular la política general de administración de recursos humanos y proponer las reformas necesarias a la instancia superior correspondiente.
2.    Programar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar los procesos y procedimientos de reclutamiento, selección, calificación, evaluación, promoción, reorganización y rotación de personal, en concordancia con los dispositivos legales y la normatividad vigente.
3.    Efectuar las acciones relacionadas con los procesos técnicos de la administración de personal, referentes a nombramientos, reingresos, contratos, promociones, ascensos, reasignaciones, ceses, etc., del personal de la Municipalidad, formulando los proyectos de resoluciones correspondientes, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.
4.    Elaborar el Presupuesto Analítico de Personal y aplicar el Cuadro para Asignación de Personal, en coordinación con la Gerencia de Planificación y Presupuesto.
5.    Procesar la documentación relacionada con el movimiento de personal, remuneraciones, otorgamiento de beneficios sociales y el mantenimiento del escalafón de personal de la Municipalidad.
6.    Elaborar y difundir el Reglamento Interno de Trabajo y demás normas concernientes al sistema.
7.    Ejecutar y controlar las operaciones técnicas de formulación de la Planilla Única de Pagos, así como liquidación de beneficios sociales.
8.    Organizar, dirigir y ejecutar las acciones de control de asistencia, puntualidad y  permanencia del personal, así como la elaboración del Plan Anual de Vacaciones.
9.    Organizar, dirigir y ejecutar las acciones relacionadas con el bienestar social del personal y sus familiares, desarrollando actividades de bienestar, recreación e integración.
10.    Proponer, evaluar e informar sobre los programas de capacitación del personal de la Municipalidad.
11.    Supervisar el desarrollo y comportamiento laboral, moral y ético de los servidores de la Municipalidad e informar de ello a los órganos superiores, proponiendo las sanciones y/o acciones correctivas que requiera cada caso en particular.
12.    Establecer el sistema de evaluación del Personal, velando por su ejecución de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
13.    Otras funciones afines que le sean asignadas.

SUBGERENCIA DE LOGISTICA

La Subgerencia de Logística, es la unidad orgánica encargada del abastecimiento de bienes y servicios generales de la Municipalidad, que depende de la Gerencia de Administración. Esta a cargo de un Subgerente, quien es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:
 
1.    Programar y ejecutar los procesos administrativos de abastecimiento de bienes y servicios generales.
2.    Administrar los bienes patrimoniales de propiedad municipal, en concordancia con la normatividad legal vigente.
3.    Elaborar el Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios para la formulación del Presupuesto Anual de la Municipalidad, así como el correspondiente Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, en coordinación con las diferentes unidades orgánicas.
4.    Formular criterios de austeridad y prioridad para el óptimo aprovechamiento de los recursos inmersos en la programación del abastecimiento para las unidades orgánicas de la Municipalidad.
5.    Ejecutar los procesos técnicos de programación, adquisición, almacenamiento y distribución de bienes materiales
6.    Suministrar en forma racional, sistemática y oportuna los bienes y servicios que requieran las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad.
7.    Registrar y mantener actualizado y ordenado los ingresos, salidas y saldos de existencia en las tarjetas de control visible de almacén y tarjetas de control de existencias valoradas en Almacén.
8.    Elaborar programas con la finalidad de prever, conservar, mantener y controlar el uso de los bienes y equipos de propiedad de la Municipalidad.
9.    Programar, coordinar y controlar las actividades de mantenimiento, limpieza y conservación de las instalaciones enseres y equipos, así como la prestación de servicios auxiliares y las actividades relativas al transporte, buen empleo  mantenimiento y conservación de los vehículos motorizados de la Municipalidad.
10.    Establecer normas y procedimientos internos de seguridad para los locales, bienes materiales y personal de la Municipalidad.
11.    Proporcionar los servicios de reparación de los vehículos, equipos y maquinarias que lo requieran.
12.    Supervisar el proceso de control patrimonial institucional.
13.    Organizar, valorizar, actualizar y controlar los inventarios de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Municipalidad, así como el margesí de bienes.
14.    Gestionar la titulación de los bienes inmuebles de la Municipalidad y su inscripción en los Registros Públicos, en coordinación con la Oficina de Asuntos legales
15.    Controlar la ubicación y disposición física de los bienes muebles.
16.    Programar, ejecutar y supervisar los procesos de codificación, valorización, depreciación, reevaluación, bajas y excedentes de inventarios de los activos fijos despreciables y no repreciables.
17.    Ejecutar la toma de inventarios físicos de activos y existencias de la Municipalidad.
18.    Cumplir con las disposiciones legales vigentes que norman el proceso de adquisiciones, a través de las diferentes modalidades establecidas para ello.
19.    Otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa.

SUBGERENCIA DE TESORERIA

La Subgerencia de Tesorería, es la unidad orgánica encargada de administrar los sistemas de tesorería de la Municipalidad, que depende de la Gerencia de Administración, Esta a cargo de un Subgerente, quien es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:
 
1.    Administrar los recursos financieros de la Municipalidad, de acuerdo a las Normas y Procedimientos de Pagos y a las Normas del Sistema de Tesorería, relativas a los Gobiernos Locales.
2.    Ejecutar las actividades de programación de caja, recepción, ubicación y custodia de fondos, documentos y valores, su distribución y utilización, así como el registro e informe sobre el manejo de ingresos y gastos ejecutados.
3.    Coordinar la programación y ejecución de ingresos y calendario de pagos de la Municipalidad, de acuerdo a los compromisos establecidos.
4.    Controlar, preparar y efectuar el pago a los proveedores, por las obligaciones y compromisos contraídos por la Municipalidad, así como el pago de las remuneraciones, pensiones y otras asignaciones del personal activo y pasivo de la Municipalidad.
5.    Manejar las cuentas corrientes, el registro de valores y operar el fondo de caja chica.
6.    Llevar los registros diarios de caja y efectuar las conciliaciones de las cuentas corrientes bancarias por todas las fuentes de financiamiento.
7.    Coordinar el cumplimiento estricto y efectuar los pagos a instituciones tales como: SUNAT, ESSALUD, AFPs, ONP, Tesoro Público dentro de los plazos establecidos.
8.    Verificar el cumplimiento de las disposiciones tributarias en la utilización y/o controles correspondientes.
9.    Preparar de acuerdo a la Directiva, información relativa a proveedores del estado por las adquisiciones efectuadas concordante a las disposiciones emitidas por la SUNAT.
10.    Recepcionar y depositar los fondos provenientes de recursos ordinarios, transferencias, recursos directamente recaudados concordantes a las disposiciones del sistema nacional de tesorería.
11.    Otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa.

SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD

La Subgerencia de Contabilidad es la unidad orgánica encargada de conducir los procesos administrativos del sistema de contabilidad y de la Contaduría General de la Municipalidad, depende de la Gerencia de Administración. Está a cargo de un Subgerente, quién es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:

1.    Dirigir, ejecutar y controlar la administración de los recursos presupuestarios y financieros de la Municipalidad, de acuerdo con las normas y dispositivos legales vigentes.
2.    Desarrollar las actividades del Sistema Nacional de Contabilidad, actividades técnicas de acuerdo a la metodología, directivas de la Contaduría Pública de la Nación.
3.    Cumplir y hacer cumplir la aplicación del Plan de Cuentas de la Contabilidad Gubernamental Institucional de conformidad con lo establecido en el Plan Contable Gubernamental.
4.    Elaborar los Estados financieros y presupuestales en forma trimestral, semestral y anual, conforme lo dispone los instructivos de la Contaduría Pública de la Nación.
5.    Ejecutar, controlar y mantener actualizado el registro de operaciones contables en los libros principales y auxiliares.
6.    Verificar la correcta formulación de la documentación fuente que sustentan las operaciones administrativas y financieras relacionadas a operaciones de ingresos y gastos por toda fuente de financiamiento.
7.    Efectuar el control previo y concurrente de todos los pagos y/o desembolsos de las operaciones de Inversión y gastos corrientes.
8.    Efectuar y revisar la codificación presupuestaría en los documentos fuente, concordante al PIA del ejercicio correspondiente; y de acuerdo a los Clasificadores del Ingreso y del Gasto; llevar los registros auxiliares de control de la ejecución presupuestaría de la Municipalidad.
9.    Elaborar el Informe de situación financiera, presupuestal y patrimonial, en forma semestral y anual.
10.    Organizar y mantener actualizado el archivo de los libros principales y auxiliares de los movimientos de ingreso y gasto mensual así como coordinar el mantenimiento de la documentación sustentatoria que evidencia la naturaleza, finalidad y resultados de las operaciones financieras y administrativas realizadas.
11.    Remitir al término del ejercicio financiero presupuestal los estados financieros, presupuestales, libros principales, libros auxiliares, auxiliares de análisis de cuenta y otros analíticos para el examen correspondiente al OCI.
12.    Otras funciones que le sean asignadas de acuerdo a su competencia por la Gerencia Administrativa.