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Secretaria General

La Secretaria General, es un órgano de apoyo de Gestión del Concejo Municipal, depende del Alcalde. Está a cargo de un funcionario de confianza denominado Secretario General, con categoría de Gerente, quien coordina sus actividades con las unidades orgánicas a su cargo, demás dependencias de la institución y para el mejor cumplimiento de sus funciones orgánicamente cuenta con las siguientes unidades:

-          Unidad de Imagen Institucional y Protocolo
-          Unidad de Registro Civil

-          Unidad de Archivo

Es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones: 

1.      Programar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar sus actividades y las de las Unidades a su cargo.
2.      Citar a los Regidores y Funcionarios a las sesiones de Concejo, sean ordinarias o extraordinarias, así como a otras reuniones que disponga la Alcaldía. 3.      Organizar y apoyar la Gestión del Concejo Municipal, en coordinación con la Alcaldía.
4.      Desempeñar las funciones de Secretaría en las sesiones de Concejo Municipal, redactar, archivar, mantener actualizado el libro de actas y el registro de asistencia de los miembros del Concejo, y colaborar con la formulación de la agenda y la documentación de cada sesión.
5.      Dar forma final a las normas municipales como Ordenanzas, Acuerdos del Concejo, Decretos y Resoluciones en estricta correspondencia con las decisiones adoptadas, de acuerdo a Ley.
6.      Brindar a los administrados la información pública que posea o produzca la Municipalidad Provincial de Puno.
7.      Notificar los actos administrativos del Concejo Municipal y Alcaldía a los interesados o administrados.
8.      Certificar y/o fe datar los diversos tipos de documentos que obran en la Municipalidad y aquellas otras para el desarrollo de diversos trámites administrativos que son de su competencia.
9.      Distribuir y custodiar las diferentes normas municipales que emita el Concejo Municipal y/o la Alcaldía.
10.  Apoyar a las diversas comisiones de Regidores de la Municipalidad Provincial de Puno.
11.  Efectuar las publicaciones de los dispositivos municipales que ordene la Ley; así como los que disponga el Concejo Municipal.
12.  Programar, coordinar, evaluar y supervisar las acciones de difusión entre otras, de la Unidad de imagen institucional y protocolo de la Municipalidad Provincial de Puno.
13.  Programar, coordinar y controlar los procesos de los sistemas de archivo de la institución y el de registro civil.
14.  Otras funciones propias que le sean asignadas por Alcaldía y el Concejo Municipal. 

UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Y PROTOCOLO 

La Unidad de Imagen Institucional y Protocolo, es la encargada y responsable de generar la buena imagen institucional hacia la comunidad o población en general. Está a cargo de un jefe, quién depende de Secretaria General y es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:

 1.      Desarrollar y/o proponer políticas, mecanismos e instrumentos necesarios para generar la buena imagen y prestigio de la Municipalidad Provincial de Puno.
2.      Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades de comunicación social y publicación de los actos y resultados de la gestión de la Municipalidad. 3.      Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la edición de resúmenes de informaciones periodísticas y otros que permitan a los miembros de la Municipalidad un conocimiento más amplio de la realidad política, social, económica y cultural de nuestra ciudad así como de las necesidades y aspiraciones de los ciudadanos que deben ser atendidos por la Municipalidad.
4.      Organizar las audiencias y/o visitas de los usuarios y contribuyentes, a fin de evitar malestar de los mismos.
5.      Organizar, dirigir y evaluar el sistema de Comunicación Institucional, en coordinación con los órganos de la Municipalidad.
6.      Programar, organizar, ejecutar y coordinar las ceremonias, actos oficiales protocolares que se realizan por la Municipalidad.
7.      Promover eventos para dar a conocer a la ciudadanía la labor realizada por la Municipalidad.
8.      Coordinar con todos los funcionarios y responsables de las actividades y proyectos de gestión Municipal los asuntos que deben ser de conocimiento público y difundir.
9.      Alcanzar información competente para la página web de la Municipalidad.
10.  Otras de su competencia que le asigne su jefe inmediato.

UNIDAD DE REGISTRO CIVIL

 La Unidad de Registro Civil, es la unidad orgánica encargada de administrar el registro local de identificación y estado civil de las personas por convenio con RENIEC. Está a cargo de un jefe, quién depende de la Secretaría General y es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones:

1.      Modernizar la administración de los procesos de inscripción de nacimientos, matrimonios y defunciones y la expedición de partidas de los mismos.
2.      Recepcionar la inscripción de nacimientos en el plazo ordinario y extraordinario de menores y mayores fuera de plazo, por mandato judicial y/o reconocimiento de paternidad o maternidad.
3.      Organizar la apertura de pliego, calificación de expediente, inscripción y la celebración de matrimonios civiles, así como de peruanos realizados en el extranjero, o de inminente peligro de muerte.
4.      Autorizar la dispensa de publicación de edictos matrimoniales.
5.      Analizar y guiar la rectificación de partidas de nacimientos, matrimonios y defunciones por orden judicial, por escritura pública notaria y, por error, omisión o salvedad administrativa.
6.      Ordenar la inscripción de adopciones judicial, notarial y/o administrativa por nacionales o por extranjeros.
7.      Autorizar las anotaciones marginales por mandato judicial.
8.      Otorgar copia certificada fiel del original de partidas.
9.      Implementar la expedición de partidas vía Internet y/o teléfono y remisión por correspondencia.
10.  Otorgar copia certificada de partidas para el uso militar en forma gratuita.
11.  Expedir certificación de viudez y soltería.
12.  Atender la verificación de partidas y documentos antecedentes de inscripción que soliciten los administrados.
13.  Alcanzar información competente para la página web de la Municipalidad.
14.  Otras funciones afines que le sean asignadas.

UNIDAD DE ARCHIVO 

Artículo 56°. La Unidad de Archivo, es la unidad orgánica encargada de apoyar a la Municipalidad en materia de administración documentaria y su sistema de archivo central. Está a cargo de un jefe, quién depende de Secretaría General y es responsable de cumplir y hacer cumplir las siguientes funciones: 

1.      Administrar el sistema de archivo central de la Municipalidad.
2.      Sistematizar, clasificar y organizar el archivo central de los documentos oficiales
3.      Custodiar la documentación y su sistema de archivo central, evitando su perdida y/o deterioro.
4.      Mantener el acervo documentario de la Municipalidad en forma ordenada, clasificada y codificada.
5.      Efectuar la búsqueda de los documentos en el archivo central, a quienes tramitan su certificación o constancia fe datada.
6.      Otorgar certificación o constancia de los documentos que administra en el archivo central de la Municipalidad.
7.      Centralizar toda la documentación de la Municipalidad, según su antigüedad e importancia de los mismos.
8.      Otras funciones afines que le sean asignadas.